NEWS

NEWS RELEASE

2019.02.27インタビュー

Members File.03:毎月1,500分の工数削減と新たな業務領域への挑戦

Members File.02

弊社メンバーの仕事にかける「想い」と「挑戦」を発信していく「Members File」。

第3回目は、営業を支える業務推進チームを統括しているメンバーの想いと挑戦をお届けします。

Interview Profile
株式会社ストアフロント
リアルアフィリエイト事業部 営業推進グループ 業務推進チーム
Y.T 2013年9月入社

業務推進チームの業務内容

業務推進チームの業務内容

いわゆるサポート業務の他に、営業活動をより円滑に進めるための取り組みを行っています。

営業チームと自チームの効率改善・工数削減はもちろん、フロー策定や勉強会実施、BIツール運用、RPA、新しいツールの導入検討、主要取引先担当者のマインドシェア向上に加えて、最近は広報領域にも取り組み始めていますので、業務内容はかなり幅広いと思います。

5~6年前はメンバー3人で、月間400通以上の集計レポートを社内外に提出することに追われ、時間が過ぎていました。しかし、現在はVBA、RPA、BIツールを活用しレポート作成作業を簡略化することに成功しました。その結果、レポート作成以外の取り組みへの時間も作れるようになりましたね。

現在は「毎月1,500分の工数削減」という目標を掲げ、チームメンバー全員で達成に向け取り組んでいます。日々、新たな取り組みが増えていくので、業務推進チームも既存の業務、新しい領域の業務どちらにも目を向け、励んでいます。

スキルを手に入れ、業務を整える

入社当初、毎朝イチから作成するレポートの量に愕然としました……。データをダウンロードし、ピボットテーブルでレポートを作成するという毎日の繰り返しでした。また、お取引先から評価される点でもあったのですが、各社ごとのカスタマイズが多かった為、ひとつひとつのレポート作成方法を覚えることが大変でした。

また、当時は社歴が長く仕事ができる1人の社員に仕事が集中している状態で、営業からの依頼もメッセンジャーで行われており、あとから入社した私には全体像が全く見えませんでした。とにかく属人的な作業があふれていて、残業するのは当たり前、リフレッシュデーに20時に帰るのも必死、と言った状況でした。

1年が経ち、ルーティン業務の一部を新潟のバックオフィス部門に依頼ができるようになりました。その時、レポートを定型化し誰が担当してもミスなく作業できる仕様が大切であること、アウトプットが違うレポートでも同じ元データを使うなら同じ手法で作成できること、に気付きました。

VBAは出来ないけれど、関数を駆使すればレポート更新を簡略化することは出来る、そう考えて作業ファイルの第1号が完成しました。すぐに考え方をチームメンバーに共有して、作業ファイルを作る→新潟に依頼をしてルーティン業務を削減する、の繰り返しが当たり前になった頃が転機だったと感じています。

その後、更なる工数削減・効率改善を推進するためには、VBAを習得したいと考えるようになりました。イチから自力で覚えるのは難しいと思い、他部署のExcelのスペシャリストに、VBA講習会の開催を依頼しました。ここから、VBAという武器(スキル)を手に入れ、効率化が加速したと思っています。

チームメンバーはもともと誰1人、VBAは使えませんでした。しかし、常にメンバー同士でVBA使用事例を共有することにより、現在はチームメンバー全員がVBAを活用することができるようになりました。

売上のきっかけになる働きをしたい

売上のきっかけになる働きをしたい

常に事業は成長・変化をしていて、入社当時に比べるとお取引先も増えていますし、営業がお取引先に対して提案する内容も日々進化しています。また、新しい取り組みが毎年増えますし、事業を取り巻く外環境も目まぐるしく変化します。

ストアフロントの進化成長とともに、業務推進チームが対応すべき案件、改善すべき工数が次々と生まれてくるのは自然なことだと思います。ただこれからは新しい取り組みのスタートから関わり、属人的な作業が最初から発生しない仕組み作りをしたいと考えています。

現状、会社から業務推進チームに求められていることは3点あると思っています。

1つめは、営業の武器になるようなものを発信すること。

今までは効率改善や工数削減が業務の中心となっていましたが、これからは情報であったりツールであったり、営業活動に役立つものを提供していきたいです。今まで以上にアンテナを広く張ることが求められると思います。

2つめは、広報や総務の領域など今まで以上に幅広い分野を担うこと。

経験のない分野なので手探り状態ですが、チームメンバーが前向きに取り組んでくれているので頼もしいです。周囲にアドバイスをくれるメンバーもいますので助かっていますが、早く自走できるようになりたいですね。

3つめは、業務スピードを2倍3倍に出来る後方支援をすること。

この一環で近日、電子契約書システムを導入します。契約~稼働までの日数を短縮することで、1日でも早く売上を立てることに役立つのではないかと考えました。

会社から求められていることをしっかり実行しながら、営業メンバーはもちろん業務推進チームのメンバーもバックオフィスメンバーも、ストアフロントに関わる人すべてが「働きやすい」と思える環境を目指します。

チームメンバーには「業務推進チームとして何が出来るかを一緒に考えて行きましょう」と伝えたいです。

page