皆さんこんにちは！ブログ管理人のコーポニーです。
4月から新年度を迎え、きっと新しい環境での生活がスタートした人もいますよね。
そんな中、社内プレゼンや取引先への提案機会が多くなり、資料作成をすることも増えたという人がいるのではないでしょうか。
上司を説得するためのプレゼン資料をつくらなきゃいけない。
ちゃんと伝わる資料が作れるだろうか。
今年度から新しいプロジェクトを任された。
早速お客さんに提案をしないといけないんだけど、受注に向けた資料準備に不安がある。
商談を繰り返しても、なんだか相手にうまく伝わっていない気がする。
提案資料が良くないのだろうか？
こんなお悩みを抱えている人は、「資料づくりとは何のためにするのか」「どんなポイントを押さえればいいのか」を知ることで解決できます！
そこで今回は、効果的な資料づくりが得意な当社の社員がもつノウハウを元に、「いい資料」をつくる上で押さえるポイント3つについて紹介します。
この記事を読んで『資料づくりの基本の“考え方”』を身につけてみてはいかがでしょうか。
そもそも資料は何のためにつくるのか？
皆さんは、「何のために資料をつくっていますか？」
相手に内容を伝えるため、理解してもらうため。と答えるかもしれません。
さあ果たして本当にそうでしょうか？ちょっと惜しいですね。
資料は、『自分の伝えたいことを伝え、相手に自身が期待する行動をとってもらうため』につくります。
つまり、資料は『人を動かす』一つの手段ということです。
相手に期待する行動とは・・・
取引先に新規契約を締結してほしい、上司にAではなくBかCを選択してほしい、などがあります。
この前提を踏まえ、ここからは『人を動かす』資料づくりのポイントとなる要素について具体的に解説していきます。
『人を動かす資料』3つの要素とは
『人を動かす資料』をつくるうえで大切な要素は3つあります。
✔ 資料は“わかりやすく”しよう！
相手に期待通り動いてもらうためには、内容を理解しやすくする＝「わかりやすいこと」は必須です。
NG例の資料では、文字だけで表現した資料のため、相手に何を伝えたいのかが分かりにくくなる傾向にあります。
できる限り文字数は少なく、視覚的に伝えたいことを表現すると、意図したことを正しく理解してもらいやすくなります。
✔ 資料に“相手を動かすメッセージ”をつけよう！
相手に期待通り動いてもらうためには、データや事実の表現だけでは足りません。
データや事実から導き出される仮説や課題、それに対する相手にやってほしい行動の提案が必要です。
NG例の資料では、データを受けとった相手は「へーそうなんだ」という解釈で終わってしまうはずです。
データや事実・仮説に加え “提案メッセージ” を入れると、相手が何をすればいいかがはっきりします。
✔ 資料は“説明を受けていない人でも理解できる”ようにしよう！
提案に使った資料は、担当者が上司・部下に説明する際に使われたり、稟議に添付されることもあります。
つまり、その場のトークありきな資料では相手にすべて伝わりませんし、相手を動かしきれません。
NG例の資料では、情報量が少ないため相手が期待した動きをすることはないでしょう。
資料を伝える相手は1人とは限りません。
目の前にいる相手だけでなく、さらにその先にいる人を動かす場合は、説明を受けていない人でも理解できる情報量と分かりやすい表現方法が大切になります。
『人を動かす資料』をつくってビジネスの武器にしよう！
この記事では、『人を動かす資料』3つの要素について紹介しました。
今回の内容をおさらいすると、次の通りです。
ポイントさえ押さえれば、資料をつくることへの不安が解消され、あなたが叶えたいことの実現に一歩近づくはずです！
是非この記事を参考に、今日からの資料づくりで実践してみてくださいね。
最後までお読みいただきありがとうございました。